W codziennym życiu zawodowym często zdarza się, że gubimy się w natłoku wiadomości e-mailowych, co utrudnia odnalezienie ważnych zgłoszeń od pracowników. Przykładem może być przetwarzanie wniosków urlopowych, które często są niekompletne i brakuje w nich kluczowych informacji. Taki chaos informacyjny staje się poważnym zagrożeniem dla naszej produktywności, sprawiając, że trudniej jest efektywnie zarządzać czasem i zasobami. Warto zatem wprowadzić systemy, które pomogą uporządkować te informacje.

Choć system GLPI jest powszechnie postrzegany jako narzędzie do inwentaryzacji sprzętu IT oraz prostego Helpdesku, skrywa  funkcjonalność tworzenia formularzy. To rozwiązanie ma zdolność przekształcania GLPI w zaawansowane centrum automatyzacji procesów biznesowych, co znacznie poszerza jego zastosowanie i możliwości w zarządzaniu różnorodnymi zadaniami w organizacji.

Czym są formularze w GLPI

Standardowe otwieranie zgłoszenia w systemach IT często prowadzi do nieefektywności, gdyż użytkownicy ograniczają się do ogólnych stwierdzeń, co skutkuje stratą czasu dla zespołu wsparcia na zbieranie dodatkowych informacji. Formularze zmieniają ten scenariusz, umożliwiając tworzenie inteligentnych, ustrukturyzowanych formularzy dynamicznych, które prowadzą użytkowników przez proces zgłaszania problemów. Dzięki jasnym pytaniom, polom wyboru, listom rozwijanym i kalendarzom, system zbiera precyzyjne dane niezbędne do rozwiązania sprawy, automatycznie generując gotowe zgłoszenia w GLPI.

Jak Formularze GLPI automatyzują biznes?

Standaryzacja procesów (Onboarding i Offboarding)

Zatrudnienie nowego pracownika może być skomplikowane, jednak z pomocą systemu GLPI proces ten staje się znacznie prostszy. Wystarczy, że dział HR wypełni formularz „Nowy pracownik”, a system automatycznie wygeneruje odpowiednie zadania dla IT, administracji oraz managera, precyzując, jakie działania są potrzebne i w jakim terminie powinny być zrealizowane. Dzięki temu możliwe jest zminimalizowanie chaosu i efektywne zarządzanie wszystkimi etapami zatrudnienia, co znacząco ułatwia organizację pracy w firmie. Więcej o tym w tym artykule [link do automatyzacji zatrudeninia pracowników].

Automatyczne trasowanie i przypisywanie zadań

Koniec z ręcznym rozdzielaniem zadań przez koordynatora. System GLPI automatycznie kieruje sprawy na podstawie danych wprowadzonych w formularzu. Awaria drukarki zostanie natychmiast przekazana do technika odpowiedzialnego za dany budynek, natomiast prośba o dostęp do systemów księgowych trafi bezpośrednio do administratora baz danych.

Wbudowane procesy zatwierdzania

Wiele procesów biznesowych, takich jak wnioski o delegację czy zakupy drogiego oprogramowania, wymaga zgody przełożonego. Formularze umożliwiają wprowadzenie automatycznych kroków akceptacji, dzięki czemu menedżer otrzymuje powiadomienie e-mail i może jednym kliknięciem zatwierdzić lub odrzucić wniosek, a system kontynuuje proces dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Logika warunkowa

Formularze w GLPI mają zdolność dostosowywania się do odpowiedzi użytkownika w czasie rzeczywistym, co znacząco poprawia ich funkcjonalność. Na przykład, gdy pracownik wybiera wniosek o zakup sprzętu i zaznacza opcję „Laptop”, automatycznie wyświetlają się dodatkowe pytania dotyczące preferowanego modelu oraz systemu operacyjnego. Z kolei, jeśli zdecyduje się na opcję „Myszka”, te pytania zostaną ukryte, co sprawia, że interfejs pozostaje przejrzysty i nieprzeładowany informacjami.

Podsumowanie

Wdrożenie formularzy w GLPI to istotny krok w kierunku cyfrowej transformacji firmy. Kluczowe korzyści obejmują oszczędność czasu, dzięki unikaniu długich dyskusji mailowych i precyzowaniu zgłoszeń. Wprowadzenie pól wymaganych zapobiega wysyłaniu wniosków z brakującymi danymi, co eliminuje błędy. Ustrukturyzowane formularze zastępują chaos mailowy, czyniąc procesy biznesowe przejrzystymi i pozwalając pracownikom skupić się na rzeczywistych zadaniach, zamiast zmagać się z biurokracją.