Mówi się, że najlepszy dział IT to taki, który jest niewidzialny i wszystko po prostu działa. W praktyce widzę też, że działy IT nieustannie muszą uzasadniać i potwierdzać swoje istnienie a także bronić swoich budżetów. To nie jest łatwe zadanie, jeśli jesteś niewidoczny.
Weźmy pod lupę kilka elementów:
- Nasze mocne i słabe strony
- Zwiększenie widoczności działu IT i wzmocnienie pozycji personelu
- Zarządzanie relacjami biznesowymi (BRM)
ZROZUMIEĆ MOCNE I SŁABE STRONY DZIAŁU IT
Wszyscy wiemy, że jesteśmy bardzo zajęci. Mamy infrastrukturę i aplikacje do utrzymania, bazy danych do optymalizacji, kopie zapasowe, uaktualnienia, poprawki, nowy sprzęt do konfiguracji, stary sprzęt do utylizacji i jeszcze trochę. Następnie biuro obsługi, projekty, rozwój, a może nawet plan ciągłej poprawy usług (CSI).
Jeśli chcemy mieć dowody na to, co robimy w naszym zespole, możemy przyjrzeć się wynikom niektórych ocen wydajności IT – w oparciu o system ITSM, chociażby taki jak GLPI.
Jeśli pracujemy według sprawdzonych procesów zarządzania usługami IT (ITSM) i zarządzania zasobami IT (ITAM), to prawdopodobnie uważamy, że nasi klienci są ogólnie zadowoleni. Zakładamy, że miarą dobrze prowadzonego działu, jest satysfakcja klientów, ale czy tylko?
Czy naprawdę pomagamy usprawnić naszą działalność czy tylko staramy się zapewnić doskonałą obsługę?
Dzięki wynikom statystyki możemy lepiej zrozumieć, że jeśli nie jesteśmy szczególnie silni w danej dziedzinie, to nie oznacza , że jest to miejsce, w które możemy rzucić wszystkie nasze zasoby w stronę ulepszeń. Oczywiście, moglibyśmy spróbować jeszcze lepiej radzić sobie w obszarach, w których jesteśmy już silni, ale podejrzewam, że niewiele to zmieni w ocenie satysfakcji klienta. Tak czy inaczej, dane porównawcze nie mówią nam od razu, jak IT pomaga poprawić efektywność firmy i jak być jeszcze lepszym.
Spędziłem dużo czasu, analizując zbierane dane, a obszar zarządzania projektami ujawnia kilka dodatkowych i interesujących spostrzeżeń. Uważano że przekazując projekt do realizacji dla zespołu bez zaangażowania, można oczekiwać dobrych wyników w jego realizacji . Co się okazało, dużym problemem była wydajna komunikacja, a śledzenie kosztów było w dużej mierze ignorowane, w szczególności jeśli chodzi o alokację środków pieniężnych na poszczególnych etapach realizacji. Dla mnie to nie brzmi, jakbyśmy byli blisko biznesu, nie rozumiejąc wydatków lub wartości tego, co dostarczamy.
CIĄGŁE PROBLEMY Z CELAMI BIZNESOWYMI
Potrzeba usprawnienia komunikacji i lepszego dostosowania IT do celów biznesowych nie jest niczym nowym i od tego należy zaczynać.
IT musi bardziej zaangażować się w komunikację i budować relacje z biznesem – brzmi to jak wstęp do BRM?
Poprawne relacje biznesowe ułatwiają rozmowę o wartości technologii i strategii, którą firma chce ralizować. Skuteczne firmy, koncentrują się na elementach zbieżnych dla biznesu i IT, aby osiągnąć optymalną wartość technologii i systemów wspomagających.
ZARZĄDZANIE RELACJĄ KORZYŚCI
Jest to kolejny termin w zarządzaniu wartością, który skupia organizację na jej poszukiwaniu. Wartość pojawia się już na etapie pomysłu, ale co ważniejsze, istnieje dalej po wdrożeniu projektu. Ta świadomość zapewnia, że firma nie tylko prawidłowo wdraża i wykorzystuje technologię, ale optymalizuje jej wykorzystanie, aby osiągnąć i utrzymać upragnioną wartość, minimalizując wpływy mogące umniejszać jej stan.
Kultura organizacji naprawdę się liczy. … Zarówno firma, jak i dostawca będą musieli przemyśleć swoje zachowanie i zadbać relacje, aby skutecznie rozwijać strategiczne partnerstwo.
Doceniamy znaczenie relacji, wartości i zachowanie współpracowników oraz partnerów biznesowych – które wiążą się z tym, co Glpi polska i firmy partnerskie zawierają w swojej kulturze organizacji.
Uby udoskonalić BRM, prowadzimy warsztaty wzmacniające nawyki i poprawiające komunikację w zespole.
Główne tematy pracy to:
- Określić potrzeby biznesowe i wymagania dotyczące zasobów IT
- Podejmowanie decyzji dotyczących obciążeń zasobów i priorytetów
- Obliczanie kosztów IT i podejmowanie decyzji inwestycyjnych
- Planowanie – projekty, działania rozwojowe i zmiany
- Minimalizacja wpływu przestojów biznesowych
- Ulepszenia w celu dostosowania wydajności IT do potrzeb biznesowych.
A wpływ podejmowanych działań, weryfikujemy na:
- Wzrost przychodów
- Koszty operacyjne
- Rentowność
- Satysfakcja konsumenta
Business Relationship Management (BRM) jest częścią struktury ITIL, która zajmuje się przewidywaniem bieżących i przyszłych potrzeb klientów.
Ponadto zarządzanie relacjami biznesowymi w ITIL obejmuje wiedzę, umiejętności i kompetencje, które zachęcają do budowania relacji między dostawcą usług a ich partnerami biznesowymi.
ZARZĄDZANIE RELACJAMI BIZNESOWYMI
Jeśli naprawdę chcesz utrzymać dynamikę rozwoju i wprowadzić BRM w sposób pracy i kulturę firmy, rozważ podstawowe szkolenia w tym kierunku.
Ten, kto chce wspierać biznes, musi cechować się inteligencją biznesową. Powinien rozumieć nadrzędne cele i strategię biznesu.
Oczywistym wyborem będzie certyfikat BRM Professional (BRMP). Za tym raczej wielkim tytułem kryje się podstawowy kurs BRM i dlatego nadaje się on dla każdego, kto chce zrozumieć przedstawianą koncepcję.
A jak Twoja firma tłumaczy biznes w strukturach IT. Jakieś doświadczenia? Testy?
Masz więcej pytań w obszarze optymalizacji w swojej firmie? Napisz, zadzwoń.